Spør Etiquette Expert: 8 Regler for teksting på jobb

Spør Etiquette Expert: 8 Regler for teksting på jobb
Jeg har en ansatt som alltid ser ut til å skrive på sin personlige telefon. Hun holder den ved siden av datamaskinen og sjekker den noen få minutter. Det ser ut til at hun er mer interessert i hennes sosiale liv, og jeg føler at det er urettferdig for alle oss på kontoret som jobber hardt og holder fokus.

Jeg har en ansatt som alltid ser ut til å skrive på sin personlige telefon. Hun holder den ved siden av datamaskinen og sjekker den noen få minutter. Det ser ut til at hun er mer interessert i hennes sosiale liv, og jeg føler at det er urettferdig for alle oss på kontoret som jobber hardt og holder fokus. Hva er dine anbefalinger om overdreven teksting på kontoret? Hvordan stopper jeg dette?

Med vennlig hilsen, Tired of Texts

Kjære trøtt,

Ditt problem er ikke uvanlig, jeg hører ofte klager om overdreven teksting på jobb og sosialt. Teksting har blitt en vanlig del av vårt daglige leksikon, ofte til det punktet vi foretrekker å skrive i stedet for å faktisk snakke med folk. Faktisk rapporterte en Gallup-meningsmåling at teksting er en dominerende måte som amerikanere under 50 kommuniserer. Problemet er at det ikke er mye veiledning rundt hva for de fleste er en uformell form for kommunikasjon. Mange ansattes håndbøker og orienteringer dekker ikke teksting på jobben, noe som gjør at du vet hva du skal gjøre eller ikke gjør mest stressende.

Hvis denne personens adferd er forstyrrende for arbeidet ditt, må du ta opp problemet. Pass på at du trekker denne ansatt til side og snakker med henne privat. Du kan si noe som, "Jill, jeg vil at du skal være så produktiv som mulig mens du er her på jobben, så jeg må be deg om å sette telefonen unna. Jeg har lagt merke til at du har smittet oftere i det siste, og det blir en distraksjon.

Kommunikasjon er nøkkelen. Gi din ansatt en mulighet til å si sin sak. Hvem vet, hun kan behandle et sykt barn hjemme eller noen personlige saker som krever mye av hennes oppmerksomhet. Gi henne beskjed om at du bryr deg om hennes suksess og vil jobbe med henne for å sikre at hun har nok tid til å håndtere disse problemene uten å forstyrre sitt daglige ansvar. Sørg for å dokumentere samtalen din bare hvis hun nekter å stoppe denne oppførselen, og du må ta mer drastiske tiltak i fremtiden.

Ellers, hvis du ikke gjør noe, sender det en melding til andre arbeidstakere om at denne typen atferd er akseptabel, og i siste instans kan være kontraproduktiv for bedriftens suksess. Opprett noen retningslinjer for virksomheten rundt teksting. Her er noen forslag:

1. Hold det kort.

Teksting er en avbrudd og kan føre til en avhengighetslignende tvang. Ifølge W. Chris Winter, MD, forfatter av

The Sleep Solution

, mottar en tekst en bølge av dopamin i hjernen. & ldquo; Det er mye belønning og vanedannende typer atferd som går sammen med sine telefoner. [Teens] får en så kraftig dopaminrespons at kroppen deres blir betinget av å ha mer av det. & Rdquo; Jo flere tekster du sender, desto mer mottar du. De gangene du trenger tekst mens du er på jobb, hold det kort. Kun tekst når responstid er viktig. Relatert: Trigger Disse 4 viktige hjernekjemikalier for lykkeligere arbeidere 2. Ikke skriv noe du ikke vil legge inn i nyhetsbrevet ditt.

Hvis du sender eller mottar en tekst fra en eierskapseide eller over firmanettverket, blir meldingen vurdert som selskapsdomenet. Avhengig av omstendighetene kan du bli sparket for å sende det du antar å være en privat e-post eller tekst hvis det fremgår av kriminell aktivitet, noen handler mot arbeidsgiver eller kollegaer, ulovlig trakassering eller mobbing. Aldri dårlig munn sjefen eller dine jevnaldrende og les og les din tekst før du trykker på "send".

Relatert: 4 måter å holde ansatte fokusert på arbeid og ikke deres telefoner

3. Be om tillatelse.

Ikke anta at alle liker å kommunisere på samme måte. Hvis du bruker telefonen til arbeid, bør du be om tillatelse før du sender tekst til kunder, kunder og kollegaer. Noen mennesker finner kommunikasjonen påtrengende i stedet for tvingende.

4. Ta tekstbrudd.

Det kan være vanskelig å korralere trang til å sjekke meldinger når dette mønsteret er opprettet, spesielt siden vi holder våre mobiltelefoner i nærheten av oss hele tiden. I 2015 fant Deloits globale mobil forbrukerundersøkelse at amerikanere kollektivt sjekker sine telefoner 46 ganger om dagen, med de aldre 18-24 som sjekker 75 ganger, de alder 25-34 ser 50 ganger, og de 35-44 sjekker 35 ganger om dagen. Legg telefonen i en veske eller skuff, uten syn og rekkevidde, eller sett inn bestemte tider for å ta pauser og sjekke meldinger.

Relatert: 5 Fakta om kommunikasjon på arbeidsplassen du trenger å vite

5. Bruk andre kommunikasjonsmetoder.

Teksting er mest effektiv når du trenger et raskt svar, eller hvis du deler nøkkelinformasjon. Det er ikke ment for hashing ut kompliserte situasjoner eller diskutere detaljer eller konfidensielle forhold. Hvis det tar mer enn tre tekstmeldinger for å svare på et spørsmål, må du hente telefonen i stedet.

Relatert: Kan distraheringer faktisk øke produktiviteten på arbeidsplassen?

6. Svar raskt.

Teksting er mye raskere (og ofte mer praktisk) enn e-post. Hvis noen sender en tekst til deg, vil de mest sannsynlig ha et raskt svar. Svar tilsvarende.

7. Stave og skilles ordentlig.

Generelt er det greit å bruke vanlige forkortelser som FYI, BTW og Thank You, men det er fortsatt viktig å forsikre deg om at stavemåten din er riktig. Ditt firmanavn kan være på spill hvis du ikke tar hensyn til detaljene.

Relatert: 10 måter Selv Introverts kan gjøre venner på jobb

8. Eliminere uttrykksikonene.

Humørikoner er fine når du kommuniserer med en venn eller et familiemedlem. De er ikke hensiktsmessige for kunder og klienter som holder deg ansatt.

Det spiller ingen rolle hvor kraftig eller oppnådd du er, eller om du er en ansatt på linjenivå eller sjefen, bruk din beste dømmekraft og hold tekstmeldingene dine. rent og profesjonelt.

Hvis du har et forretningsmessig spørsmål til Jacqueline, send henne en e-post til [email protected]