11 Strategier for å endre hvordan du e-post

11 Strategier for å endre hvordan du e-post
Administrering av e-post kan være en rolle. Det kan stjele tid fra viktige oppgaver og til og med kjedelig hjernen din. En studie fra University of London fant at de som stadig sjekker e-posten, kunne se en IQ-dråpe på 10 poeng, en bratte dråpe enn fra røykepott. Ikke bare det, noen estimater bedrifter kan miste $ 650 milliarder dollar årlig takket være unødvendig innboks rot.

Administrering av e-post kan være en rolle. Det kan stjele tid fra viktige oppgaver og til og med kjedelig hjernen din. En studie fra University of London fant at de som stadig sjekker e-posten, kunne se en IQ-dråpe på 10 poeng, en bratte dråpe enn fra røykepott. Ikke bare det, noen estimater bedrifter kan miste $ 650 milliarder dollar årlig takket være unødvendig innboks rot. Så hva kan du gjøre for å forhindre dette tapet av tid, penger og hjernekraft? Her er 11 strategier for å vinne tilbake kontroll.

1. Ta korte kutt. Skriv templerte svar som enkelt kan oppdateres for å strømline svarprosessen. Google Labs, for eksempel, tilbyr til og med et alternativ som heter "Canned Responses." For å lage hermetiske svar som virker for deg, tenk "vil noen spør meg dette spørsmålet igjen" når du skriver noen e-post. Noen produktivitetseksperter lagrer selv disse som signaturer som de kan få tilgang til på kontoret eller på veien.
Les mer: 6 kamptestede tips for å avslutte e-postoverbelastning

2. Skriv bedre emnelinjer. Legg til et verb i emnelinjen - bekreft, diskuter, vurder - for bedre å hjelpe mottakeren til å forstå hva de trenger å gjøre. Denne taktikken vil bidra til å anspore handling og holde deg på målet når du skriver. Pass på at det er søkevennlig. Spør deg selv: Har denne emnelinjen de nøkkelordene du trenger for å finne det enkelt i fremtiden?
Les mer: Mål bedre svar på e-post med denne mind-set Shift
3. Hold det enkelt . Produktivitetsekspert Jason Womack foreslår at du beholder e-post til ett emne. Han sier at folk svarer bare når de har svar på alle spørsmålene de har blitt spurt, slik at en enklere e-post kan sikre en raskere respons.
Les mer: Hvordan få dem til å sende deg en e-post tilbake

4. Den magiske fem setningen-e-post. En effektiv e-post vil svare på disse spørsmålene - Hvem er du? Hva vil du? Hvorfor spør du? Hvorfor skal jeg hjelpe? Hva blir det neste? Hvis du kan, kan du prøve å holde notatene dine til fem setninger eller til og med tre eller fire. Begrensning av deg selv vil hjelpe deg med å fokusere på det som er viktig.
Relatert: Productivity Lifesaver: Den 5-setnings e-post

5. Oppgi en tid. Slå av varselene dine, slik at du ser hvor mye du får gjort når du ikke gjennomgår hele innboksen din. Og sett en timer. Eksperter anbefaler at du sjekker e-post bare 2-4 ganger om dagen, leser e-post i bare 45 minutter en økt.
Relatert: Tame E-mail Beast

6. BCC selv. Trenger du å følge opp? Overvei BCC-deg selv på disse e-postene, og flytt dem deretter til en mappe som er merket & følge opp. & Rdquo; Sjekk bare denne mappen i stedet for innboksen din for å holde deg oppdatert, så du ikke blir distrahert.
Relatert: Slik bruker du BCC til å organisere e-posten din
7. Tekst, chat eller ring i stedet.
Når en diskusjon fører til mer enn to e-postmeldinger, henter du telefonen eller fortsetter å chatte . Gi nummeret ditt til å peke på personer du stoler på for å sende meldinger, spesielt hvis Du er ute av kontoret.
Les mer: Gmail Hacks for å score din bedrift Ekstra produktivitet relatert: Når skal du ringe Versus når du skal e-post

8. Trene kollegene dine. Hvis en samtale er avgjort, skriv "No Answer Required" for å hindre flere e-postmeldinger i boksen din. Stress at medarbeiderne ikke burde føle behovet for å svare på e-post når de ikke best svarer på et spørsmål.
Relatert: Tame E-mail Beast

9. Ikke svar . Svar bare når det er nødvendig, og ikke avtale først med ikke-haster e-post. Og ikke svar hvis spørsmålet ikke er klart. Du bør ikke kaste bort tid på å prøve å forstå en forespørsel som ikke var godt gjennomtenkt til å begynne med.
Relatert: Er teknologi som dræper produktiviteten din?

10. Automatiser alt. Avslutt abonnement fra uønskede nyhetsbrev, direkte andre til bestemte mapper automatisk, og flytt alt du ikke trenger umiddelbart til et arkiv. Bruk verktøy som Google-kalender for å planlegge møter, eliminere behovet for uendelige og når er du ledig & rdquo; e-postkjeder.
Related: Terrific Productivity Tips for å gjøre uken til en triumf

11. Vær årvåken. Hold bare to typer e-postmeldinger i innboksen din: De du ikke har lest ennå og de du trenger med en gang. Når du har parert ned innboksen din, kan du bare fokusere på meldingene som er relevante for det du jobber med nå.
Relatert: 5 Teknikker for å tømme din overflytende e-postinnboks